文档通常是审计获胜或失败的关键，因为它是过去活动的唯一持久证据。警告期内身体状况可以得到改善，但记录要么存在，要么不存在。因此，检查员倾向于尽早索取文件，以评估系统并创建他们在剩余访问中将遵循的线索。受控的索引文档集使整个审核速度更快，而缓慢的审核成本更高。香料公司应能够根据要求提供完整的产品文件，其中包含批准的规格、当前的主配方、代表性批次记录、相关的分析证书、安全数据表和监管声明。发布结构化的供应商 certification and quality document set 通常能够快速组装该文件，因为这些文档已经共享通用的结构和命名约定。
分析记录必须与其描述的批次以及判断结果所依据的规格相关联。检查员验证报告的结果是否符合规范，是否对超出规范的结果进行了调查，以及是否将调查记录在处置决定中。保留的原始仪器输出应与报告值一致，因为无论其准确性如何，无法追溯到其基础数据的证书都是不受支持的。如果测试是在外部进行的，报告应注明实验室和方法。当参数与安全相关时，独立测试尤其有说服力；例如，重金属和杂质检测主要是根据方法和应用该方法的实验室的可信度来判断的。我们的解释 ICP-MS standards and limits for flavor extracts 描述方法选择和文件记录如何影响供应商资格鉴定结果。
对没有偏差的系统的检查就是对没有检测的系统的检查。检查员知道这一点，这就是为什么运行良好的纠正和预防措施流程比一尘不染的偏差日志更让人放心。他们寻找的证据包括对问题的清晰描述、找到合理根本原因的调查、解决该原因而不仅仅是其症状的行动，以及确认该行动有效的验证步骤。投诉是面向客户的偏差的对应部分，应该通过相同的纪律来处理。检查员检查投诉是否在规定的时间内被记录、调查和结束，以及反复出现的投诉是否引发了更广泛的分析。类似的投诉在没有系统性行动的情况下单独解决的模式是一个常见的发现，它表明质量体系是被动的而不是预防性的。投诉与监管风险之间的联系是直接的，因为未解决的问题的模式最终会引起当局的关注，而不仅仅是客户的关注。评论 common flavor-related citations in FDA warning letters 始终如一地表明，执法是针对持续存在的、记录在案的问题，而不是孤立的事件，这就是为什么关闭每一个投诉的循环既是一项合规活动，也是一项服务活动。
审计以报告结束，而报告只有在改变某些内容时才有价值。每项发现都应输入纠正措施系统，并附有根本原因分析、已定义的措施、负责人以及完成日期。以程序提醒而不是结构性改变结束的调查结果往往会在下次审计中再次出现，这比最初的调查结果对可信度的损害更大。还应集体审查调查结果的模式。关于文档可追溯性的几个不相关的观察结果可能表明文档系统中存在一个潜在的弱点，而不是几个独立的失误。将它们视为一个系统性问题会产生更持久的纠正和更短的重复发现列表。这种从逐项封闭到系统分析的转变是成熟质量功能与反应性质量功能的区别。最后，审计关系本身应被视为一种资产。做出建设性回应、清晰沟通和明显改进的供应商往往会吸引要求更高、更有价值的客户，因为这些客户可以依赖供应商的合规状况，而不是持续对其进行审核。有兴趣讨论文件准备情况或索取技术文件的制造商可以 reach the quality and technical team directly 在下一个检查周期开始之前安排审查。
