生产中的电子签名合规性 (21 CFR Part 11)：电子烟油香料制造商实用指南

作者：翠归味道研发团队 出版者：广东独特风味股份有限公司 最后更新时间：2026 年 11 月 5 日 WhatsApp & Telegram: +86 189 2926 7983 电子邮件：info@cuiguai.com   当调味品公司开始为 FDA 注册的客户保存受监管的记录时，电子签名合规性就不再是仅限于制药的话题。香料浓缩物是食品或烟草产品的输入，但生产它的批次记录、发布它的分析工作表以及批准其规格的变更控制都是可以由监管机构、公告机构或品牌所有者的质量审核员检查的公司记录。当这些记录仅以湿墨水缩写形式存在于纸上时，单个放错位置的活页夹可能会阻碍客户资格。当它们存在于没有正确控制的软件中时，审阅者可以悄悄地更改值并且不留下任何痕迹。两种故障模式都会导致订单成本增加。   本指南解释了 21 CFR 第 11 部分的实际要求、这些要求如何映射到电子烟液香料制造商的日常工作流程，以及当该公司不是药品制造商且不打算建立药品级质量体系时，合理的实施是什么样的。它是为风味供应商的研发经理、质量经理和运营主管编写的，他们在供应商调查问卷和审核中被问到第 11 部分的问题，并且需要准确地而不是创造性地回答这些问题。

为什么 21 CFR Part 11 现在成为香料供应商的问题

第 11 部分是一个简短的规定。它设定了美国食品和药物管理局认为电子记录和电子签名值得信赖、可靠且通常等同于纸质记录和在纸上执行的手写签名的标准。它本身并不产生新的记录保存义务。它附加到其他法规（称为谓词规则）已经要求公司保留的记录和签名。这一单一的设计决策几乎解释了香料供应商提出的有关该规则的所有实际问题，包括它是否适用。有关这一点的其他技术背景，请参阅 our tobacco flavor range.   谓词规则通过多个途径到达风味制造商。混合和运输食品中使用的浓缩香料的工厂属于食品工厂，并且 21 CFR Part 117 记录是必需的记录，包括监控、纠正措施、验证和供应商批准文件。一家向美国供应含尼古丁电子烟液成分的工厂在烟草产品领域运营，经《烟草控制法》修订的《联邦食品、药品和化妆品法》对烟草产品的制造、制备、复合或加工人员强制要求额外保存记录，包括支持上市前提交的记录。因此，支持客户提交的分析结果、稳定性数据和成分披露是受监管记录集的一部分。   还有一个比任何监管驱动力都更强大的商业驱动力。进行自己的供应商审核的品牌所有者越来越多地发布书面调查问卷，以简单的语言询问供应商的质量管理体系是否使用经过验证的计算机化系统，并具有安全的审核跟踪和独特的电子签名。即使品牌所有者没有监管授权，这个问题也会出现，因为品牌所有者自己的律师已经决定，证明数据完整性是为未来检查辩护的最便宜的方法。回答“否”的供应商将被纳入补救计划。在没有证据的情况下回答“是”的供应商情况会更糟，因为后续审核将测试该声明。

第 11 部分的实际要求：核心条款

范围：谓词规则和 FDA 2003 年指南

根据该机构 2003 年关于第 11 部分范围和应用的指导，FDA 表示其打算对谓词规则要求的记录和谓词规则要求的电子签名执行第 11 部分，并对以电子方式保存的其他记录行使执行自由裁量权。该指南经常被误读为豁免。它不是。当一家公司选择依靠电子签名代替手写签名来获取所需记录时，或者当客户或认证计划需要签名的电子记录时，第 11 部分的规定就成为可靠的标准。因此，大多数风味公司自愿采用第 11 部分风格的控制措施，本文的其余部分将自愿采用作为实际基准。

第11.10节：封闭系统的控制

第 11.10 节列出了在封闭系统（即由负责记录内容的人员控制访问权限的系统）上管理记录时必须应用的控制措施。该清单很紧凑，但要求很高：验证系统以确保准确性、可靠性、一致的预期性能以及辨别无效或更改记录的能力；能够以人类可读和电子形式生成准确且完整的记录副本，适合检查、审查和复制；保护记录，以便在整个记录保留期内准确、方便地检索记录；限制授权个人访问系统；使用安全的、计算机生成的、带时间戳的审计跟踪来独立记录操作员条目以及创建、修改或删除记录的操作的日期和时间；使用操作系统检查来强制执行允许的步骤和事件顺序；使用权限检查来确保只有授权个人才能使用系统、以电子方式签署记录、访问操作或计算机系统输入或输出设备、更改记录或执行手头的操作；使用设备检查来确定数据输入源的有效性；确定开发、维护或使用电子记录系统的人员具有执行指定任务所需的教育、培训和经验；制定并遵守书面政策，要求个人对其电子签名下发起的行动负责。   其中三个控件完成检查期间的大部分工作。审计跟踪是第一个：它必须是计算机生成的而不是操作员维护的，它必须带有时间戳，并且必须在记录更改时捕获谁、什么、何时以及先前的值。权限检查是第二个：用户不能签署其角色不允许的步骤，并且系统（而不是主管的内存）必须强制执行该边界。准确的副本是第三个：当检查员要求提供批次记录时，公司必须能够生成完整且可读的副本，如果检查员需要的话，其中包括审计跟踪，而无需进行为期三周的数据提取项目。

第 11.50 节：签名表现

第 11.50 条要求签名的电子记录包含与签名相关的信息，该信息清楚地表明以下所有内容： 签名者的打印姓名；签署的日期和时间；以及与签名相关的含义，例如审查、批准、责任或作者身份。表达含义的要求是香精制造商最常忽略的要求。仅当界面、打印记录或电子视图表明该人员是否正在执行技术审查、授予生产版本或承认他们创作了该条目时，记录通用批准点击的系统才满足§11.50。含义必须在记录中可见，而不是从按下了哪个按钮来推断。

第 11.70 节：签名和记录链接

第 11.70 条规定，对电子记录执行的电子签名和手写签名应链接到各自的电子记录，以确保签名不能被删除、复制或以其他方式转移以通过普通方式伪造电子记录。实际上，这意味着签名不能存在于单独的电子表格、电子邮件线程或粘贴到文档中的扫描图像中。它必须与其签名的记录绑定，因此从记录中复制签名会破坏记录的完整性。将签名块作为可编辑文本存储在与数据相同的 Word 文件中的设计无法满足任何人的要求，因为普通的伪造手段包括复制和粘贴操作。

第 11.100 节和第 11.200 节：身份和签名组件

第 11.100 条要求每个电子签名对于一个人来说是唯一的，并且不能被其他任何人重复使用或重新分配给任何其他人，并且在组织建立、分配、认证或以其他方式批准个人的电子签名之前，必须验证个人的身份。第 11.200 节阐述了这些组件的工作原理。不基于生物识别技术的电子签名必须至少使用两个不同的组成部分，例如识别码和密码。当个人在单个连续受控会话期间执行一系列签名时，第一次签名必须使用所有组件，后续签名必须使用至少一个组件。签名只能由其真正所有者使用，任何其他人试图使用签名都必须向管理层报告。最后一句话是审计员首先测试的共享登录禁令的基础。

第 11.300 节：识别码和密码

第 11.300 节管辖凭证本身。每个人的识别码和密码必须是唯一的，不得共享；必须定期检查、召回或修订它们，以确保它们继续正常运行，并检测和报告未经授权的使用；必须存在损失管理程序，以取消对丢失、被盗、丢失或以其他方式可能受到损害的携带或生成识别码或密码的令牌、卡和其他设备的授权；必须使用交易保障措施来防止未经授权使用密码和识别码，并立即紧急检测和报告任何未经授权使用的企图；必须对承载或生成识别码或密码的设备进行初始和定期测试，以确保它们正常运行且未被更改。这些条款解释了为什么密码共享（小型制作团队中常见的便利）会破坏公司建立的所有其他控制措施。

将电子签名映射到风味生产工作流程上

当合规性依附于具体决策而不是抽象的系统时，合规性就变得易于管理。在香料工厂中，三个决策点承担着大部分监管权重：生产批次的放行、偏差或不合规格结果的处理以及规格或标签变更的批准。每个都需要一个具有明确含义的签名，并且每个都需要签名与签名者实际审阅的记录绑定。有关这一点的其他技术背景，请参阅 heavy metal testing of flavor extracts and the ICP-MS limits buyers now request.  

批次记录审核与发布

浓缩香料的生产批次记录包括配方版本、经过公差检查的称重数量、混合时间和温度等工艺参数、过程中分析结果、包装和标签确认以及最终发布决定。在纸质系统中，审阅者在每一页上签名并在摘要表上签名。在合规的电子系统中，同一审阅者打开单个审阅任务，系统会显示记录及其审计跟踪。发布签名必须包含审核者验证完整性和一致性的含义，而不仅仅是驳回屏幕的含义。如果审核者在审核过程中更改了某个值，审核跟踪必须记录之前的值、新值、审核者的身份以及原因，并且更改不得删除原始条目。   签名还必须来自其角色授权发布的人员。任何登录用户都可以发布批次的系统无法通过权限检查，即使其他所有控制都是完美的。角色定义应该写在软件外部，然后在软件内部进行配置，以便组织中的角色更改会触发系统中有意的更改，而不是由管理员悄悄执行权限编辑。

偏差、返工和不合格事件

偏差是电子签名纪律赖以生存的地方。粘度结果超出规格范围、缩短混合时间以保护热敏感的前调或未通过感官重新检查的风味都需要记录在案的决定。顺序很重要：提出偏差的人不应该是唯一关闭偏差的人，质量部门必须记录处置情况，任何返工指令必须在执行前得到批准。合规的工作流程通过操作检查强制执行该顺序，因此系统在调查部分完成之前不会接受结束签名。   审计跟踪是这里的检查目标。检查员阅读偏差不是为了欣赏叙述；而是为了欣赏故事。他们阅读这些记录以确认记录反映了实际发生的情况。如果偏差记录的审计跟踪显示在应用结束签名后对处置文本进行了编辑，则该偏差记录将引发任何策略声明都无法回答的数据完整性问题。设计工作流程，以便将以后的更正作为修正案附加，并具有自己的签名和含义，这比捍卫回顾性编辑要便宜得多。

规格和标签变更控制

口味规格的改变有好的原因，也有坏的原因。原材料供应商重新配制植物提取物，客户要求降低冷却强度，监管机构限制某种物质，或者分析能力提高并且必须收紧限制。其中每一个都会触发一个变更控制记录，该记录应遵循定义的路径：请求、涵盖受影响客户和未结订单的影响评估、分析理由、批准、生效日期和通知。电子签名可以压缩该路径的周期时间而不削弱它，前提是批准签名与正在批准的规范的特定版本绑定并且以前的版本仍然可检索。

在香料工厂中选择和验证合规系统

验证策略和风险评估

第 11.10 节要求验证，调味品公司经常通过尝试完整的制药资格认证包来矫枉过正。比例方法从预期用途的书面声明、确定哪些记录受到监管以及哪些决策与安全或合法性相关的风险评估以及深度跟随该风险的验证计划开始。供应商文档（包括软件开发生命周期摘要、安全白皮书和客户验证工具包）可以承担商业软件的部分负担，但公司仍然必须记录其自己的配置、自己的角色模型、自己的仪器接口以及针对其运行的特定工作流程的用户验收测试。   配置是最真实风险隐藏的地方。从信誉良好的供应商处购买的实验室信息管理系统，然后进行配置以便任何分析人员都可以编辑任何结果，但该系统具有未经验证的配置，而不是未经验证的产品。因此，验证记录应捕获具有监管意义的设置：审计跟踪启用和不变性、密码策略、会话超时、签名含义定义、批准路由规则以及授权更改每个设置的人员的身份。这些设置也应该在上线后进行更改控制。

审计跟踪、时间戳和时钟控制

审计跟踪的有效性取决于标记它的时钟。如果允许个别工作站、仪器和服务器发生变化，审阅者可以创建一个看似合理但错误的时间表。实际控制是将所有系统同步到单个时间源，将更改系统时间的能力限制为少数管理员，并将时间更改本身记录在审计跟踪中。审计跟踪还应该是普通用户不可编辑的，与记录一起存储而不是仅存储在单独的日志数据库中，保留时间至少与记录本身一样长，并且可以以审核者无需专业软件即可读取的格式导出。   保留需要做出明确的决定。风味公司保留批次记录的时间通常远远长于最短时间，因为重新配制周期很长，而且客户可能会在几年后带着感官投诉再次回来。如果电子系统保留了记录，但审计线索在二十四个月后被内务工作清除，那么公司就保留了结论并丢弃了证据。记录的保留规则及其审计跟踪应相同，并应记录在同一政策中。

角色、培训和合规人员层

三种角色，三组权利

对于中型香料制造商来说，可行的角色模型将系统管理与数据输入和审批分开。管理员创建帐户、分配角色和管理配置，但他们不应该能够代表生产或质量签署受监管的记录。分析师和操作员在其指定范围内创建和审查数据。审批者发布批次、缩小偏差并授权规格变更。如果同一个人必须担任其中两个角色，则应记录该组合，根据人员配置的实际情况证明其合理性，并进行审查，而不是模糊不清。检查员接受小型组织；他们不接受无记录的冲突。有关这一点的其他技术背景，请参阅 our cool flavor series.

通过审核的培训证据

第 11.10 节要求开发、维护或使用电子记录系统的人员拥有执行其指定任务所需的教育、培训和经验。一小时会议的签名出席表是薄弱的证据。更有力的证据将每个指定用户与与其角色相关的特定程序和系统功能联系起来，记录所涵盖程序的日期和版本，并捕获用户对政策的确认，即他们的电子签名与其手写签名具有法律约束力。如果公司依赖电子签名，则组织层面应存在等效性的书面确认并可供检查。应针对角色变更、主要系统版本和重复数据完整性错误定义重新训练触发器。   培训还必须涵盖不舒服的情况。如果操作员因为交班匆忙而共享凭证，那么无论书面内容如何，​​该政策实际上都失败了。解决这个问题通常需要更改流程，例如快速重新验证路径或使用时的物理工作站，而不是另一封提醒电子邮件。

常见的检查结果以及如何预防

我们最常看到的发现

第一组调查结果涉及共享或通用帐户。以班次、部门或职位命名的帐户无法生成一个人独有的签名，并且在该帐户下签名的每条记录都会受到质疑。第二组涉及存在但未经审查的审计跟踪；无人读取的踪迹无法检测到其旨在暴露的错误或篡改。第三组涉及副本：公司可以打印记录，但无法生成包含跟踪记录的完整电子副本，或者生成省略更改历史记录的 PDF。第四类涉及书面程序与配置系统之间的不匹配，例如需要双重批准的程序，而软件允许单一签名。   预防是乏味的。按规定的时间表审查审计跟踪并保留审查记录。演练检查请求，要求同事索要两年前批次记录的完整电子副本，并记录生产需要多长时间。每年根据配置的工作流程协调一次程序列表。确认已停用的帐户确实已停用，因为离开公司的员工不应在未来的记录中显示为签名者。   另一项发现值得一提，因为它是文化而非技术的。公司有时会维护非正式的并行记录，例如操作员因验证系统速度缓慢而使用的电子表格，然后将结果转录到验证系统中。现在，非正式记录是事实的来源，经过验证的系统是文字记录。用更快、仍经过验证的输入路径替换电子表格是唯一持久的修正。

九十天实施路线图

第一到三十天的重点是库存和政策。列出支持监管决策的每条电子记录，包括实验室数据、批次记录、偏差报告、变更控制、供应商批准和客户投诉调查。对于每一项，请说明是否需要签名、签名的含义以及谁可以申请。起草组织政策，将电子签名建立为手写签名的等效物、凭证生命周期规则以及滥用的后果框架。这三十天的成本很低，并且可以避免以后昂贵的返工。   第三十一到六十天重点关注系统和角色。确认审计跟踪已启用、不可变、带有时间戳并与记录一起保留。配置角色模型、删除共享帐户、设置密码和会话策略以及同步时钟。完成风险评估和验证计划，并开始使用真实的工作流程而不是演示数据执行验证。配置报告模板，以便可以根据要求生成完整的电子副本（包括审计跟踪）。   第六十一天到九十天的重点是人和证据。针对适用于其角色的程序和功能对每个用户进行培训，并记录针对指定个人的培训。对最近的三个批次进行完整的可追溯性练习，涵盖原始数据、签名、审计跟踪和发布的证书。然后进行检查演练并修复暴露的任何问题。最后写一个简短的摘要，说明系统涵盖的内容、不涵盖的内容以及针对差距适用的补偿控制措施，因为了解自己边界的供应商比声称完全覆盖的供应商更可信。

香料制造商的常见问题解答

如果我们只生产浓缩香料而不生产烟草成品，第 11 部分是否适用于我们？第 11 部分本身并不产生义务。它适用于谓词规则要求您保留的记录以及谓词规则要求的签名。风味公司通常采用 Part 11 风格的控制，因为 21 CFR Part 117 供应商批准记录、客户审核要求和目的地市场要求使得控制在商业上是必要的，即使它们在文本上并非对每种记录类型都是强制性的。无论哪种方式，都记录下你的推理。   我们可以保留纸质主记录并以电子方式存储其扫描吗？扫描图像是副本，而不是带有签名的电子记录。如果您的手写签名是在纸上签署的，则纸质记录即为签名记录，应予以保留。如果您打算将电子副本作为记录，则需要将第 11.10、11.50 和 11.70 节中的控制措施应用于该副本，而平面扫描无法提供此功能。有关这一点的其他技术背景，请参阅 UFI codes and European poison centre notification. 是否需要数字证书或生物签名？不可以。第 11.200 节允许由至少两个不同的组件（例如识别码和密码）构建的非生物识别签名。数字证书和生物识别技术是允许的选项，而不是强制性的选项，许多风味公司都实现了配置良好的凭证模型和严格的角色管理的合规性。   我们必须保留审计追踪多久？只要它所属的记录就被保留。如果批次记录保存十年，相关审核跟踪也应保留十年并可检索。保留期限应在记录保留政策中规定并由系统强制执行，而不是留给手动清理习惯。   我们该如何处理遗留的纸质档案？不要尝试追溯签署历史纸质记录。相反，定义一个转换日期，在政策中说明从该日期开始哪些记录是电子记录，并确保存档的文件被索引和可检索。检查员接受了数十年的纸张并接受记录在案的切换，但他们不接受在需要创建新记录时向后移动的切换日期。   一个人可以同时担任分析师角色和审批角色吗？在小型组织中，是的，只要组合被记录、证明合理并受到监控，并且签名含义能够区分这两种行为。对同一个人提出的偏差进行自我认可是最有可能招致批评的情况，即使在人员稀缺的情况下也值得避免。   欧洲立法如何与第 11 部分相互作用？欧洲良好制造规范对计算机化系统的期望以及欧盟数据完整性指南对审计跟踪、访问控制和记录完整性提出了大致相似的要求。为两个市场的客户提供服务的风味公司通常可以通过一个精心设计的系统和一个映射文档来满足这两个框架的要求，该映射文档显示哪个控件处理每个框架中的哪个子句。

结论：将电子签名视为产品要求

电子签名合规性不是软件购买，也不是文档操作。这是一项关于香料公司如何记录使其产品安全、一致和合法的判断的设计决策。做对了这一点的公司往往以最好的方式表现得平淡无奇：他们的批次记录发布没有追踪，他们的审计跟踪回答问题而不是提出问题，他们的供应商和客户可以准确地看到谁批准了什么以及何时批准。这种可靠性体现在商业成果中，因为它消除了客户资格方面的一整类延迟。   对于香料制造商来说，实际的顺序是决定哪些记录受到监管或与安全相关，决定哪些记录需要签名以及该签名的含义，配置一个系统，通过唯一的凭证和不间断的审计跟踪来强制执行这些决定，然后通过培训和排练来证明这一点。对于客户在记录控制之外通常要求的成分文件的其他技术背景，我们的团队讨论了分析预期，例如风味提取物的重金属测试和买家现在要求的 ICP-MS 限制，以及 UFI 代码和欧洲毒物中心通知背后的标签和记录义务。我们的烟草香精系列和清凉香精系列均附有这些合规计划所依赖的批次文件、证书和规格历史记录。  

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参考文献

美国食品和药物管理局。 21 CFR 第 11 部分，电子记录；电子签名。 https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-11   美国食品和药物管理局。行业指南：第 11 部分，电子记录；电子签名 - 范围和应用（2003）。 https://www.fda.gov/regulatory-information/search-fda-guidance-documents/part-11-electronic-records-Electronic-signatures-scope-and-application   药品检验合作计划。受监管 GMP/GDP 环境中数据管理和完整性的良好实践，PI 041-1。 https://picscheme.org/   国际协调委员会。 ICH Q7，活性药物成分良好生产规范指南。 https://www.ich.org/page/quality-guidelines